È assieme al libro tubi la documentazione più cospicua in quanto si producono molte informazioni come ad es. le notifiche di inizio lavori ai proprietari dei terreni interessati dai lavori, i documenti relativi agli indennizzi, le comunicazioni con gli enti e le società di gestione di linee e sottoservizi esistenti attraversati dai lavori ma anche comunicazioni con enti locali o amministrazioni comunali, società private o statali di trasporto ferroviario, enti di bonifica, enti di tutela ambiente. A tal fine è necessario dotarsi di una banca dati che gestisce selettivamente e in modo ordinato tutte queste informazioni.